Que devons-nous faire pour préparer une réponse à la plainte?

Lorsque la Commission vous informe qu’une plainte pour discrimination a été déposée contre votre organisme, vous avez la possibilité de préparer une réponse à la plainte. 

Une réponse représente la version de votre organisme quant aux faits rapportés dans la plainte.

En vertu de la Loi canadienne sur les droits de la personne, la Commission doit traiter la plainte, peu importe si vous lui donnez ou non la version des faits de votre organisme. Pour rendre sa décision, la Commission utilisera toute l'information qu'elle recevra. Si votre organisme ne fait rien, la plainte pourrait être renvoyée au Tribunal qui poussera l'enquête, même si vous avez des motifs valables pour vous défendre. 

La Commission est prête à vous aider à préparer votre réponse ou à donner la version de votre organisme quant aux événements en cause. 

Remarque : Il n’y a pas de formule établie pour préparer votre réponse ni de modèle officiel. Choisissez la méthode qui convient le mieux à votre organisme. Vous pouvez choisir de fournir votre réponse ou des documents justificatifs par écrit, mais la Commission est ouverte à d’autres façons de faire. Par exemple, vous pouvez demander à l’enquêteur de discuter de votre position par téléphone.

 Comment planifier votre réponse

Avant de faire quoi que ce soit, vous devez planifier ce que vous devrez faire pour préparer votre réponse. En ce sens, posez-vous les questions suivantes : 

Qui devrait prendre la responsabilité de préparer la réponse?

En tant que mis en cause, vous devriez désigner une personne qui vous représentera et qui se chargera de régler la plainte. Votre représentant sera la principale personne qui fera la liaison entre votre organisme et la Commission et qui aura la responsabilité d'obtenir et de faire connaître votre version des faits.

Quand dois-je envisager de régler la plainte? 

Dès le départ, vous devrez décider de ce que vous pourriez faire pour régler la plainte. Une fois que vous aurez réfléchi aux solutions possibles, écrivez-les et proposez-les à la Commission. Vous pouvez le faire à tout moment pendant le processus de règlement des différends de la Commission. 

Comment préparer votre réponse

Première étape : Recueillir de l'information sur la plainte 

Si vous connaissez tous les détails d'une plainte pour discrimination, vous (ou votre représentant) serez mieux en mesure de donner votre version des faits. 

Ouvrez un dossier. Conservez une copie de tout ce qui concerne la plainte. N'oubliez pas d'écrire tout ce qui est décidé quant à la plainte.

Posez-vous les questions suivantes :

De quel type de discrimination nous accuse-t-on?

Pour régler efficacement un problème, il faut nécessairement savoir le type de discrimination qui est mentionné dans la plainte. Vous devez donc comprendre lequel des motifs de discrimination a servi à porter plainte et quel acte discriminatoire a été posé en lien avec ce motif. 

Existe-t-il un processus interne de règlement des différends qui pourrait être utilisé dans un premier temps?

La Commission encourage l’utilisation de processus internes de règlement des différends qui sont équitables, souples, efficaces et efficients. La Commission a pour règle de dire aux parties d'utiliser les processus internes de règlement des différends s'il y en a. Si votre organisme a mis en place un processus de règlement des différends, vous devriez le faire savoir aussi tôt que possible à la Commission.

La Commission aurait-elle une raison de ne pas traiter la plainte?

Informez la Commission dès que possible si vous considérez que l'une ou l'autre des raisons suivantes s'applique :

  • Le problème ne relève pas de la compétence de la Commission.
  • Le problème n’est pas lié à l’un des motifs de discrimination.
  • Le problème n’est pas fondé sur un acte discriminatoire comme le définit la Loi canadienne sur les droits de la personne
  • La plainte est frivole, vexatoire ou faite de mauvaise foi. 
  • La plainte n’a pas été déposée dans l’année suivant les événements dénoncés dans la plainte pour discrimination. 

Que savez-vous des événements qui ont mené au dépôt de la plainte pour discrimination?

Pour que vous (ou votre représentant) soyez en mesure de donner une version claire des faits, cherchez à en apprendre le plus possible sur les événements qui ont mené au dépôt de la plainte. 

Dressez la liste des personnes qui peuvent vous donner de l'information sur la plainte, et faites un inventaire des documents que vous devez étudier. 

Parlez aux personnes qui sont liées à la plainte pour connaître leur version des faits. Posez toutes les questions nécessaires pour comprendre le fond de l'histoire qui a poussé le plaignant à porter plainte. 

Étudiez attentivement les documents qui peuvent être utiles pour régler la plainte.

Deuxième étape : Passez en revue les allégations de discrimination

Il existe trois explications que votre organisme peut donner pour faire valoir qu'il n'y a pas eu de discrimination ou que la Loi canadienne sur les droits de la personne la permettait :

Il ne s'agit pas d'un cas de discrimination; il y a une explication raisonnable justifiant ce qui s’est passé.

Examinez les allégations formulées dans la plainte, tous les dossiers ou documents concernant les allégations et tout ce que vous avez appris de la part des personnes qui vous ont parlé du cas. Si vous pouvez donner une explication raisonnable confirmée par des pièces justificatives, vous pourriez réussir à faire valoir qu’il n’y a pas eu de discrimination. En vous aidant de vos pièces justificatives, donnez votre version des faits au représentant de la Commission et au plaignant. 

L'acte reproché est nécessaire, parce que le fait de ne pas le poser engendrerait une contrainte excessive.

Même une décision discriminatoire peut être justifiée si elle a été prise pour une bonne raison ou si on ne pouvait pas faire autrement. Dans ce cas, vous (ou votre représentant) devez être en mesure d'expliquer pour quelle raison elle est justifiée. 

Posez-vous trois questions pour déterminer si la discrimination était nécessaire :

    • A-t-on posé l’acte ou pris la décision pour une raison légitime? Il doit y avoir une raison légitime à la discrimination, selon les exigences imposées par le travail à faire ou le service à fournir. 
    • Était-on de bonne foi quand on a posé l’acte ou pris la décision? Il peut arriver que la discrimination soit involontaire. Dans ce cas, il faut démontrer que l’acte a été posé ou la décision a été prise par une personne qui était de bonne foi parce qu'elle pensait honnêtement que c'était la seule chose à faire. 
    • L'acte posé était-il raisonnablement nécessaire? Pour déterminer si les répercussions auraient pu être évitées ou minimisées, demandez-vous s’il y a moyen d’inclure davantage de personnes et s’il existe d’autres façons de faire qui ne seraient pas discriminatoires. 

Après avoir répondu à ces questions, décidez si vous pouvez modifier la politique, la pratique ou la structure physique qui a mené au dépôt de la plainte, de manière à la rendre moins discriminatoire. En tant qu’employeur ou fournisseur de services, vous devez offrir aux gens des solutions de rechange chaque fois que c'est possible. 

Si les changements nécessaires coûteraient trop cher ou engendreraient des risques pour la santé ou la sécurité, votre organisme pourrait dire qu'il faisait face à une contrainte excessive. Par contre, il ne suffit pas d'invoquer une contrainte excessive à partir d'une supposition ou d'une opinion ni à partir d'une simple déclaration qu'il y aura un coût à assumer. Pour démontrer la contrainte excessive, vous devrez prouver quel genre de contrainte vous subiriez et à quel point elle serait excessive. 

La discrimination fait partie d’un programme spécial ou d’une politique particulière. 

Un programme spécial est un projet, une procédure, une règle, une politique ou une disposition législative conçus pour favoriser l’égalité des groupes défavorisés. Vous ne faites pas de discrimination si votre organisation adopte ou met en œuvre un programme spécial. Tous les organismes et toutes les entreprises sous réglementation du gouvernement fédéral peuvent en avoir un. 

Le groupe doit être défavorisé en raison de l’un des motifs de discrimination ou de son appartenance à l’un des quatre groupes désignés définis dans la Loi sur l’équité en matière d’emploi.

Les tribunaux ont déterminé des critères et des principes précis qui veillent à ce que les programmes spéciaux respectent les principes des droits de la personne. Ils ont donc énoncé les règles fondamentales suivantes : 

    • Un programme spécial doit favoriser l’égalité. 
    • Un programme spécial doit s'attaquer à un désavantage réel. 
    • Un programme spécial doit être adapté aux besoins réels du groupe défavorisé.
    • Il faut prendre en considération les répercussions du programme spécial sur des tiers.
    • Un programme spécial doit être proportionnel à l'ampleur de la sous-représentation ou du désavantage.
    • Un programme spécial doit être temporaire. 

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